ROZMOWA Z PANIĄ AGATĄ JONASZ, PREZES ZARZĄDU FIRMY MERAN POINT
Czym zajmuje się Meran Point
Meran Point jest firmą informatyczną. Zajmujemy się sprzedażą rozwiązań IT głównie dla jednostek samorządów terytorialnych, sektora edukacji i administracji publicznej. W 99% bierzemy udział w rynku publicznym, skupiamy się na przetargach, na zamówieniach publicznych i na realizacji dostaw produktów branży IT – od laptopów, tabletów, komputerów, poprzez stacje robocze i graficzne, a także serwery, macierze, oprogramowania do backupu, czy rozwiązania sieciowe.
Realizujemy również projekty związane z digitalizacją dokumentów papierowych. Transformacja cyfrowa naszego kraju przyspiesza – w firmach, urzędach, sądach czy szpitalach digitalizuje się coraz większą liczbę dokumentów, dlatego właśnie dostarczamy nowoczesne skanery dokumentowe, głównie firmy Fujitsu i staramy się pomagać klientom zrozumieć jak szybko mogą zmienić swój „urzędowy świat” na miarę XXI wieku.
Jak długo istnieje firma i od kiedy działa Pani w branży IT?
Firma istnieje od listopada 2017 roku, ale ja sama działam na tym rynku już od ponad 20 lat. Pamiętam jak dziś mój pierwszy przetarg – był to warszawski Urząd Dzielnicy Bemowo, nie wiedziałam wówczas jak składać ofertę przetargową, więc złożyłam ją tak jak mi się wydawało, czyli nie załączyłam do niej żadnych dokumentów formalnych, a wtedy jeszcze składało się je wraz z ofertą: ZUS, US, KRK, KRS itd. Nie miałam pojęcia jak czytać specyfikację istotnych warunków zamówienia, a ofertę w tym przetargu odrzucono. Podeszłam do sprawy ambicjonalnie, wypytywałam kolegów w dziale handlowym jak czytać SIWZ i uznałam, że choćbym miała wyuczyć się wszystkiego na pamięć to już kolejny przetarg złożę poprawnie – i tak w kolejnym przetargu, w Starostwie Powiatowym w Pruszkowie – wygrałam.
Zazwyczaj dostawy do administracji publicznej, czyli do klientów działających w reżimie ustawy o zamówieniach publicznych, nie cieszą się popularnością wśród firm, a u Pani widzę entuzjazm.
Jeśli ktoś kiedyś nie poznał dobrze ustawy o zamówieniach publicznych, a teraz ustawy prawo zamówień publicznych, to naprawdę nie jest łatwo się w tym zakresie poruszać. Dla wielu firm problematyczny może być również długi czas trwania całego projektu, gdyż proces realizacji zadania publicznego jest ściśle obwarowany terminami. Całość procesu rozpoczyna instytucja od szacowania wartości zamówienia, później dopiero ogłoszenie przetargu i bardzo długie terminy na złożenie oferty nawet do 40 dni do składania oferty końcowej. Później badanie i ocena oferty, które może wydłużyć się i do 60 dni, a dopiero później realizacja projektu. Przy większych, bardziej złożonych projektach, proces ten rozciąga się czasem przez pół roku do czasu podpisania umowy. Dodatkowo na dzień dzisiejszy mamy ogromne zmiany w ustawie PZP, musimy się więc cały czas szkolić. Chodzi więc o cierpliwość, którą nie wszystkie firmy mają lub mogą sobie na nią pozwolić. Czasami musimy podjąć ogromne ryzyko i wcześniej zamówić sprzęt, mocno wynegocjować warunki z producentami czy dystrybucjami, co z kolei związane jest z wydłużonymi terminami płatności oraz kosztami finansowymi projektu.
Na ten moment zrealizowaliśmy już różne duże projekty, m.in. w Urzędzie Marszałkowskim w Warszawie. Związane one były min. z dostawami do szkół komputerów, laptopów, tabletów, a także urządzeń drukujących. Jedna część projektu to zadanie na ponad 20 mln zł, a środki były pozyskane z Unii Europejskiej, więc procedury przez ich biurokratyzację mocno się wydłużają. Dwa etapy już zrealizowaliśmy, czekamy teraz na ogłoszenie trzeciego etapu projektu. W pierwszym etapie naszymi odbiorcami było prawie 250 szkół, czyli trzeba było do wszystkich szkół na terenie województwa mazowieckiego pojechać, dostarczyć sprzęt i zgromadzić właściwe protokoły, a następnie odpowiednio przygotowaną dokumentację dostarczyć do Urzędu Marszałkowskiego. Dopiero to umożliwiało podpisanie zbiorczego protokołu końcowego, na podstawie którego mogliśmy dopiero wystawić fakturę. Procedura odbiorowa czasem trwa miesiąc, a do tego trzeba jeszcze doliczyć min. 30 dni terminu płatności, więc w konsekwencji konieczne jest zapewnienie finansowania projektu na co najmniej 90 dni. Oznacza to negocjacje odpowiednich terminów płatności u naszych dostawców, żeby móc zrealizować projekty na tak duże kwoty. Podsumowując – nie każda firma ma zasoby, kompetencje, czas i pieniądze na realizację dużych projektów informatycznych.
Jaka jest największa wartość dodana, którą wnosicie przy realizacji projektów dla Waszych klientów?
Przede wszystkim znamy się na procedurach prawa zamówień publicznych. Mamy sprawny zespół pracowników, swój zasób zarówno techniczny, jak i logistyczny oraz magazynowy, a ja ze swoim dwudziestoletnim doświadczeniem też mocno wspieram zespół w realizacji projektów. Klient może zawsze liczyć, że dostawy zostaną zrealizowane w terminie, a on sam pozostaje pod profesjonalną opieką w trakcie realizacji, a później pozostawiamy go w rękach dobrego serwisu technicznego, najczęściej realizowanego bezpośrednio przez producentów.
Wyjątkiem był jednak okres pandemii, który szczególnie w roku 2021 zmuszał nas wszystkich do wydłużania terminów podpisanych umów z klientami z powodu załamania łańcuchów dostaw, jednak w konsekwencji udało się nam wszystkie umowy zrealizować należycie.
Jak wygląda obsługa gwarancyjna? Macie podpisane umowy z serwisem dostawcy?
W przypadku wszystkich projektów mamy podpisane umowy z producentami i różnymi dostawcami. Firma, której software lub hardware sprzedajemy, jest gwarantem swoich urządzeń. Jeżeli klient potrzebuje mieć gwarancję nawet na 7 lat, to wykupujemy u producenta, nie realizujemy takich serwisów jako firma. Obsługa zgłoszeń serwisowych, pierwsze zgłoszenie oraz reakcja na nie jest zawsze po naszej stronie, jako że jesteśmy gwarantem umowy z klientem końcowym.
Czy poza jednostkami samorządu terytorialnego również dostarczacie produkty do administracji centralnej?
Owszem, spore zadania realizujemy także w niektórych sądach. Kiedy powstała firma Meran Point, bazując na naszych kompetencjach oraz wcześniej zdobytej wiedzy i doświadczeniu, zaczęliśmy od niemałego projektu, który wdrożyliśmy wspólnie z naszym konsorcjantem w jednym z sądów apelacyjnych. Był to duży i skomplikowany projekt, polegający na dostarczeniu rozproszonego systemu centralnej kopii bezpieczeństwa.
W grudniu 2022 r. wykonaliśmy kolejną część przedsięwzięcia, polegającą na rozbudowie aktualnego środowiska centralnej kopii bezpieczeństwa o dwa dodatkowe deduplikatory, a jak wiadomo systemy bezpieczeństwa danych są bardzo ważne w przypadku urzędów czy sądów, które nie mogą sobie pozwolić na utratę danych, a zarazem przestój w pracy.
Branża IT przez ostatnie 20 lat była mocno kojarzona z mężczyznami i rzadko się zdarza, mimo że jest już w niej wiele kobiet, żeby tak jak Pani, firmę stworzyła, rozwinęła i prowadziła kobieta. Bycie kobietą pomaga czy przeszkadza?
To zależy. Są sytuacje, w których pomaga, ale są też takie, w których przeszkadza. Zawsze chciałam być traktowana poważnie. Być może to kwestia charakteru, determinacji, umiejętności przebywania wśród mężczyzn i niebrania sobie do głowy wszystkiego. W biznesie wymagam traktowania na równi z mężczyzną, a nie zawsze tak jest. Mężczyźni są różni, niektórzy nie traktują kobiet poważnie, zaś jeszcze inni wolą współpracę z kobietami, bo poza samym biznesem można też swobodnie porozmawiać, np. o dzieciach, trochę się wyluzować, a następnie przejść do meritum. Większość moich biznesowych kolegów uważa, że dość dobrze odnalazłam się w tej branży i wiem jak rozmawiać z mężczyznami. Jednakże zdarzają się klienci, którzy ostatecznie chcą „dogadać” biznes z mężczyzną, a wtedy transakcję dopina już mój wspólnik. W firmie podzieliliśmy się zadaniami. Ja zajmuję się częścią handlową i nie boję się żadnej rozmowy, niezależnie czego dotyczy, natomiast nie jestem z wykształcenia informatykiem, więc wspólnik zajmuje się już częścią techniczną. Uzupełniamy się w tej materii i wspieramy wzajemnie.
Ile osób pracuje w Meran Point?
Mamy świetny dziesięcioosobowy zespół. Radzimy sobie, aczkolwiek czasem wydaje się, że przydałby się jeszcze ktoś do zrobienia czegoś więcej. Wychodzimy jednak z założenia, że jak jest za dużo ludzi do wykonywania danych obowiązków to potem nie ma chętnego do zrobienia czegoś kompleksowo.
Muszę przyznać, że budowanie zespołu w dzisiejszych czasach nie jest łatwe, nie ma zbyt dużego wyboru jeżeli chodzi o zmotywowanych ludzi do pracy. Przez prawie pół roku szukaliśmy osoby do podjęcia się pracy w dziale ofertowania z zakresu zamówień publicznych i muszę przyznać, że wyszła z tego dość śmieszna historia, bo równolegle zatrudniliśmy dwie świetne dziewczyny – do ofertowania i do recepcji. Szybko jednak się zorientowaliśmy, że niewłaściwie dobraliśmy stanowiska do potencjału nowych pracownic i kiedy dokonaliśmy zamiany ich stanowisk, wszystko ułożyło się fantastycznie, bo rzadko zdarza się, żeby młodzi ludzie chcieli pracować z tak ogromną pasją. Generalnie cały nasz zespół to świetni i doświadczeni pracownicy, bez których sama nie udźwignęłabym tego wszystkiego. Mówi się, że firma to ludzie – bez nich sami niczego nie dokonamy.
Jaki był najciekawszy projekt, który realizowaliście?
Muszę przyznać, że te projekty, które realizowaliśmy do Urzędu Marszałkowskiego były naprawdę bardzo ciekawe, szczególnie ten pierwszy, który realizowany był w okresie pandemii. Był to prosty, a zarazem trudny projekt, mimo że prosta dostawa, ale „diabeł tkwi w szczegółach”. Znaleźliśmy się w sytuacji, gdzie trzeba było prowadzić rozmowy dotyczące realizacji z Urzędem poprzez platformę Teams, co na początku pandemii było to nowe dla wszystkich uczestników projektu. Nikt się z nikim nie chciał spotykać, a podpisywane protokoły przez dyrektorów szkół oraz wójtów, burmistrzów musiały być dostarczone niestety w oryginałach, szczególnie że był to projekt unijny. Na przykład dwa tygodnie czekaliśmy na podpisanie protokołu przez burmistrza, który chorował wówczas na koronawirusa i nikt, jak wiadomo, nie miał na to żadnego wpływu. Był to jeden z ciekawszych projektów dlatego, że odkąd funkcjonuję w branży IT, nie mieliśmy podobnej sytuacji do pandemii. Zastanawialiśmy się co zrobić, żeby zrealizować projekt, mający prawie 250 lokalizacji, a terminy goniły, bo od podpisania umowy do zrealizowania projektu mieliśmy dwa tygodnie. Ogromne wyzwanie, gdyż trzeba było znaleźć najpierw dyrektora danej szkoły, następnie wójta czy burmistrza urzędu, pod który szkoła podlegała, zdobyć protokół w oryginale i w efekcie zebrać komplet 250 takich protokołów. Projekt ostatecznie zrealizowaliśmy w terminie, ale przez kolejne dwa miesiące procedowaliśmy dokumentację. Na etapie składania oferty wyobrażaliśmy sobie, że to zupełnie inaczej będzie wszystko wyglądać, w końcu mamy w tym doświadczenie, jednak sytuacja pandemiczna chyba wszystkich przerosła i wszyscy „kręciliśmy się w koło”. Jednak jak zawsze wyciągamy wnioski i jesteśmy bogatsi o kolejne nowe doświadczenie.
Czy macie stałych partnerów, czy poszukujecie i zmieniacie dostawców w zależności czego potrzebuje klient?
Zwykle sprzedajemy to, czego klient potrzebuje najbardziej, ale w dużej mierze opieramy się na rozwiązaniach firmy Dell. W roku 2022 byliśmy jej partnerem na poziomie platynowym, a na ten rok zdobyliśmy złotego partnera. To jest już współpraca na bardzo wysokim poziomie, ale nie zamykamy się na sprzedaż innych rozwiązań. Oferujemy także rozwiązania innych dostawców i nie mamy z tym żadnego problemu.
Czy prowadzicie współpracę ze swoimi klientami również na etapie doradztwa i konsultacji społecznych?
Bywa różnie, ale raczej nie, ze względu na to, że takie konsultacje większość klientów chce przeprowadzać bezpośrednio z producentami rozwiązań. Mogą oni wtedy bezpośrednio dowiedzieć się jaka jest najnowsza technologia, jakie są ich bieżące rozwiązania. Wykonawcy tacy jak my, czyli integratorzy, nie zawsze są mile widziani na tego typu rozmowach, gdyż później muszą oni złożyć ofertę w ramach postępowania przetargowego.
Skąd nazwa Meran Point?
To bardzo ciekawa historia, bo prosto jest powiedzieć: „zakładam firmę”, ale jak przychodzi do konkretów to trzeba ją jakoś nazwać i tu zaczynają się schody. Pomysł powstał, gdy pewnego razu siedząc w domu, rozmawialiśmy z mężem o jakichś sprawach i on nagle zapytał o czym myślę, bo jestem nieobecna. Zastanawiałam się wtedy intensywnie nad nazwą, szukałam jej w głowie, moje myśli krążyły wokół słowa „point”, bo wydawało mi się, że wszystkie nazwy z tym słowem dość fajnie brzmią. I wtedy przyszedł mi do głowy pomysł. Ponieważ mieszkamy w Otwocku i tu zarejestrowana jest firma Meran Point, a nieopodal naszego miejsca zamieszkania znajduje się słynna w Otwocku góra Meran, której nazwa nawiązuje do znanego uzdrowiska Merano w Tyrolu Włoskim, uznałam, że góra to dobry wyznacznik, bo tu się wspinasz, wznosisz, więc taka nazwa dla firmy, która ma „wzrastać”, jest chyba najbardziej odpowiednia.
Mówi się, że kobieta musi wybierać między rodziną a karierą. Co było najtrudniejsze dla Pani w złapaniu balansu między życiem rodzinnym a zawodowym?
Nie było to łatwe szczególnie wtedy, gdy rozpoczynałam pracę w branży IT. Dużo pracowałam i nie było zbyt wiele czasu na spotkania towarzyskie. Dopiero po pewnym czasie pojawiła się rodzina w trakcie mojej kariery zawodowej, a najtrudniejszy dla mnie był chyba ten etap, kiedy pojawiło się pierwsze dziecko. Pracowałam wówczas w pewnej warszawskiej firmie, w której wiele się nauczyłam, ale też zrozumiałam, że nie tylko praca w życiu jest dla nas ważna. Wtedy też podjęłam nowe wyzwania, zmiany, co doprowadziło mnie do ciężkiej pracy z ogromem obowiązków. Mówię tu o pracy dla pewnej krakowskiej firmy, do której dość często musiałam dojeżdżać, prowadząc przy tym jej warszawski oddział. Pracy był ogrom i organizowaliśmy wtedy z mężem życie w taki sposób, że on wracał trochę wcześniej z pracy, a ja dojeżdżałam do pracy nieco później. Wydawało mi się, że moja kariera nie odbije się kosztem mojej rodziny, ale nic bardziej mylnego, gdyż moja starsza córka do dziś mi przypomina jak niewiele czasu wtedy dla niej miałam.
Teraz, zarządzając spółką w dobie elektronizacji, jest mi dużo łatwiej, bo wiele rzeczy mogę zrobić w domu, nie muszę przebywać w biurze po 10 godzin, jak wcześniej bywało. Dziś mogę dostosować czas pracy i zaangażowanie min. do obowiązków rodzinnych, pracując tylko np. 4-5, a pozostałe 5 pracować w domu.
Praca hybrydowa, częściowo zdalna, jest rozwiązaniem dobrym dla wszystkich. Czy trudno Wam było wrócić do biura po pandemii?
Niektórym było trochę trudno z obawy przed chorobą, ale sytuacja z pandemią pokazała nam, że nieważne gdzie jesteśmy, jeśli mamy zgrany zespół i każdy wie czym ma się zająć, to potrafimy sobie tą pracą zarządzać z każdego miejsca. Nie widzieliśmy się w biurze z niektórymi osobami po kilka miesięcy, mimo to cały czas prowadziliśmy projekty przez telefon, czy przez różne platformy. Być może daliśmy sobie radę tak szybko, bo w naszej branży IT od razu wiedzieliśmy jak działać technicznie. Klienci również przeszli dość szybko na takie rozwiązania, bo jednak w dużej mierze prowadzimy współpracę z zespołami IT.
Czy w Meran Point robicie szkolenia?
Jeżeli jest taka potrzeba to robimy szkolenia we współpracy z danym dostawcą technologii w konkretnym zakresie. Tworzymy firmę handlową, gdyż sprzedajemy różnego rodzaju produkty, jednak żeby sprzedać pewne rozwiązanie, czasem klient potrzebuje wiedzieć jakimi rozwiązaniami się otacza, co do niego pasuje, a co nie, co np. jest odpowiednie do małej gminy. Współpracujemy z wieloma firmami, dzięki czemu możemy dostarczać naszym klientom kompleksową obsługę wraz z doradztwem, powołując przy tym zaufane i sprawdzone firmy, znające się na rzeczy.
Myślicie o ekspansji zagranicznej?
Myśleliśmy kiedyś o tym. Jeszcze zanim Rosja rozpętała straszną wojnę w Ukrainie zastanawialiśmy się nad Wschodem. Mamy też w zespole osobę, która przyjechała do nas z Kijowa, która wcześniej już z nami pracowała. Docelowo, jak tylko sytuacja się unormuje, myślimy o otwarciu w Ukrainie oddziału firmy i mamy nadzieję, że po wojnie będziemy mogli w ten sposób pomóc w odbudowie Ukrainy.